台帳
受付状況が、受付デスクの中にしかない
受付台帳やExcelで管理していると、会場や本部は電話や無線で都度確認するしかありません。
学会・医学系カンファレンス向け PC受付／会場進行システム
Problem
ファイル
USBの手運びと、差し替えの版違い
差し替えた最新版が会場PCに届いているか、投影の直前まで誰も確かめられません。
進行
会場の「今」が本部から見えない
どの会場が押しているか、どの演者がまだ来ていないかを、一目で把握できません。
障害
1台止まると、全部止まる
NASやサーバー役のPCが落ちると、受付も会場も同時に止まってしまいます。
Screens
全端末は会場LANの中でリアルタイムに同期します。インターネット接続は不要です。
A
Reception
受付 — 受付デスク
演者の検索、持込形態の確認、USB取込、受付票の印刷。
B
Venue Ops
会場オペ — 各会場のPC
自分の会場の進行表。受付済のファイルを開き、「次へ送る」で進行を更新。
C
Monitor
モニター — 本部・会場入口
全会場の進行と受付率をガントチャートで。会場入口には案内サイネージ。
D
Admin
管理者 — 本部
端末の監視、受付の引き継ぎ、プログラム取込、撤収時のレポート。
Reception
探して、その場で受付
演者を探して、その場で受付
- 名前・演題番号・所属で検索一覧やプログラム表（会場×時間）からも選べます。
- 同姓同名を自動で警告別会場・別セッションの同名演者を行に表示し、取り違えを防ぎます。
- 持込形態4種に対応データ・PC持込・事前送付・なし。動画・音声・COI・発表方法もその場で確認。
- 同時編集を防ぐロック別の受付端末が操作中の演者は「編集中」と表示され、上書きされません。
USB取込
USBを挿すだけで、取込から検証まで
- 挿すだけでUSBを自動検出ファイル選択のダイアログは不要。隠しファイルや Thumbs.db は自動で除外します。
- リンク動画の取りこぼしを検出PowerPointにリンクされた動画ファイルが揃っているかを、取込時に確認します。
- ハッシュ照合で確実に保存取込とNASへの転送を照合で検証。途中でUSBを抜かれたら自動で「NG」表示。
- 取り外し忘れを警告受付完了後もUSBが挿さったままなら、演者名入りのバナーで知らせます。
プログラム表
プログラム表から、そのまま受付
- 会場×時間の表で全体を把握多会場でも横スクロールで一覧できます。名前をタップするとそのまま受付へ。
- プログラムはCSV／Excelで一括取込会期中の変更は差分を検出し、内容を確認してから反映します。
- 受付状態を色と文字で表示受付済・受付中・要確認が、色だけに頼らず文字でも分かります。
受付デスクの「細かい困りごと」にも
印刷
受付票をその場で印刷
LAN接続の80mm感熱プリンタへ直接印刷。英語の受付票は演者の言語設定で自動切替。
案内
演台のご案内
会場ごとの演台写真と機材を演者に見せて、当日の動きを伝えられます。
差替
旧版は自動で退避
差し替え前のファイルは世代ごとに残し、会場では常に最新版だけを開きます。
引き継ぎ
担当交代時の引き継ぎ
受付の途中で担当が離れても、本部から別のデスクへ引き継げます。
リハーサル
訓練モード
本番データと完全に分けたリハーサル環境。スタッフ研修にそのまま使えます。
連絡
共有メモとチャット
本部から全端末へメモを配信。会場と本部はチャットでやり取りできます。
Venue
ファイルの自動配信
会場PCには、受付と同時にファイルが届く
- 受付完了で会場PCへ自動ダウンロード投影は会場PCのローカルコピーから。USBを持って走る必要はありません。
- 「次へ送る」1操作で進行を更新本部・入口サイネージへ即時に反映。押し間違えても取り消せます。
- 差し替えの旧版投影を防ぐ新しいファイルのダウンロードが終わるまで「開く」を止め、警告を出します。
- 投影中に画面が消えないOSのスリープと画面消灯を抑止。キーボードショートカットにも対応。
タイムライン
時刻どおりのタイムラインで、押しが分かる
- 「今」の線で押しを把握定刻より押しているかを分単位で表示します。
- 未受付の演者を先回りで警告まだ受付していない演者を、登壇前に赤で知らせます。
- 受付とオペでコメントを共有「再取込を依頼済」などの申し送りを、両方の画面で同じ欄に書けます。
HQ
全会場を一画面で
本部は、全会場を一画面で見渡せる
- 受付率と未受付を常に把握登壇60分前・30分前の未受付を件数で表示します。
- 会場からの設備トラブル報告会場オペが送った報告が本部に集まり、対応状況を管理できます。
- 端末の稼働と印刷失敗も集計どの端末が止まっているか、印刷に失敗したかがすぐ分かります。
端末監視
端末の状態を監視し、本部から操作する
- 全端末の稼働を一覧電源・ディスク残量・ファイルのダウンロード状況を端末ごとに表示します。
- 本部から遠隔操作ファイル再送・アプリ再起動・シャットダウン・Wake-on-LANでの起動。
- 固定IP機材の死活監視プリンタやNASなどの機材台帳を持ち、応答が止まれば知らせます。
撤収
撤収まで、アプリの中で終わらせる
- クロージングレポートを自動作成最終受付率・差替回数・トラブル件数・会場別の集計をPDFとCSVで出力。
- 投影データを一括消去会場PCに残った講演データを、撤収時にまとめて消去できます。
- 操作はすべて変更履歴に記録誰が・いつ・どの端末で何をしたかを後から確認できます。
Resilience
- NASが止まったら共有フォルダへ自動で退避
あらかじめ指定した共有フォルダへ自動で切り替え、NAS復旧後に再送します。
- サーバー役のPCが止まったら予備のPCが自動で引き継ぐ
予備ホストが自動で昇格し、各端末は自動で繋ぎ替わります。
- LANが切れたらその場で操作を続けられる
各端末は操作を続け、復旧時に自動で反映します。二重登録はしません。
- アプリが止まってもフォルダから直接投影できる
会場PCのデスクトップにファイルがあるので、アプリ無しでも投影を続けられます。
データベースは30分ごとに自動バックアップ。4台構成での切り替えを自動テストで検証しています。
Scale
58.6KBPer Action1操作あたりの配信量
受付1件ごとに全20端末へ送る量。変わった部分だけを送る方式です。
約35msHost Timeホストの1操作あたり処理時間
受付完了や進行更新を、全端末へ配るまでの時間です。
0.05sSearch1,000件からの検索
受付一覧で名前の1文字目を入れてから、絞り込み結果が出るまで。
計測条件：20会場×3日×17演題（1,020演題）・端末20台を想定したデータ。開発環境での実測値で、会場LANの通信遅延は含みません。
Security
閉域
会場LANの中で完結
データはクラウドへ送りません。インターネット接続なしで動きます。
認証
役割ごとの認証
管理者PINと受付・オペ用パスコード。連続で間違えるとロックします。
記録
すべての操作を記録
変更履歴として、誰が何をしたかを残します。
消去
撤収時の投影データ消去
会場PCに講演データを残したまま返却しません。
警告
クラウド同期を検知
OneDrive等でデスクトップが同期されている会場PCには警告を出します。
スマホ
スマホ閲覧は既定でオフ
使う場合もアクセスコードが必須。有効にするかは事務局が決められます。
Setup
- 1 — 会期前準備とリハーサル
プログラムのCSV／Excel取込、端末・プリンタ・NASの設定、訓練モードでのリハーサル。
- 2 — 会期中受付から進行まで
受付、会場PCへの自動配信、会場での進行、本部での監視までを同時に回します。
- 3 — 撤収報告とデータ消去
クロージングレポートの出力と、会場PCの投影データ消去。
SEVENTHWELLが、設定から当日の運用まで支援します。
必要な機材と環境 — 市販のPCと会場LANで動きます
| 機材 | 台数 | 備考 |
|---|---|---|
| 受付PC | 受付デスクの数 | Windows 10／11 |
| 会場PC | 各会場に1台 | 投影用PCと兼用できます |
| 本部PC | 1台〜 | 全体をまとめるホスト役を兼ねられます |
| 予備ホストPC | 1台（任意） | ホスト役が止まったときに自動で引き継ぎます |
| NAS | 1台 | 講演ファイルの保存先（共有フォルダでも可） |
| 受付票プリンタ | 受付デスクの数 | LAN接続の80mm感熱プリンタ（USB専用機は不可） |
| ネットワーク | 会場LAN | 有線推奨。インターネット接続は不要 |
Rental
機材一式のレンタルにも対応。受付PC・会場PC・プリンタ・NAS・ネットワーク機器まで、SEVENTHWELLで一式ご用意できます。
Plans
Plan A
ソフトウェアのみ
Presyncの提供と、事前設定の支援。機材と運用は主催者側でご用意いただきます。
Quote会場数・演題数・日数に応じてお見積もり
Plan B
機材一式レンタル込み
受付PC・会場PC・プリンタ・NAS・ネットワーク機器を一式でご用意します。
Quote会場数・演題数・日数に応じてお見積もり
Plan C
現場運用まで
SEVENTHWELLのスタッフが現地で設営・受付・会場進行・撤収まで対応します。
Quote会場数・演題数・日数に応じてお見積もり